Sauver son évènement en dernière minute
Malgré des mois d’organisation et de préparation, il peut arriver que des imprévus viennent perturber votre évènement d’entreprise à venir. Comment sauver son évènement dans ces cas de figures ?
Revoir toute l'organisation en 5 étapes
Pour faire face à des perturbations ou mettre un évènement d’entreprise en place en en un temps record, vous devrez revoir toute votre organisation.
Voici les premiers conseils pour réussir cette mission.
- Définissez avec clarté et précision les objectifs de l’évènement. S’agit-il d’un séminaire pour les collaborateurs, pour les clients ou bien pour les partenaires ? Quels sont les objectifs visés ? Les réponses vous aideront à définir la nature de l’évènement.
- Choisissez le thème et le format le plus adapté. Le thème correspond à l’intitulé de l’évènement. Il doit interpeller et donner aux invités l’envie de participer. Vous pourrez, ensuite, choisir la forme adéquate entre séminaire simple ou résidentiel.
- Etablissez un budget. Bien sûr, il faudra tenir compte des objectifs, des cibles et du format dans cette budgétisation. Si vous ne bénéficiez pas de remise de prix chez certains prestataires, par exemple, vous pourrez négocier des avantages ou des prestations inclus.
- Faites part des changements aux invités / participants. Si vous avez changé de date, de lieu ou d’autres éléments, veillez à bien les prévenir à temps pour s’assurer de leur présence. Si vous pouvez le faire personnellement, c’est encore mieux.
- N’oubliez pas le rétroplanning et le planning. Consigner toutes les étapes de l’évènement vous permet de suivre le déroulement et de ne surtout omettre aucune réservation, de ne pas oublier les acomptes, etc. Faites aussi un planning précis de l’évènement (horaires des conférences, activités, pauses) et communiquez-le aux participants.
Gérer le stress
Nul doute que l’organisation d’un évènement est une grande source de stress, surtout qu’on doit gérer tous les aspects et s’en tenir au budget. Dès qu’une chose ne se déroule comme prévu, la tension monte d’un cran. La gestion du stress est donc tout aussi importante pour un évènement réussi. Comment bien gérer la pression ?
La visualisation de l’évènement
en visualisant mentalement et globalement votre évènement au calme, vous verrez mieux les détails qui manquent ou qui ne sont pas adaptés. Vous aurez, alors, le temps pour d’autres recours.
Le dispatching des tâches
inutile de vous occuper vous-même de toute l’organisation et de chaque détail. Constituez une équipe et déléguez certaines tâches et responsabilités aux autres pour éviter des doses de stress supplémentaires.
Une préparation avec des experts
si votre stress arrive à tel point que la prise de parole ou la rédaction de votre discours vous pose problème, prenez des cours avec des experts ou demandez l’aide d’un conférencier pour diminuer le trac.
Un budget pour les imprévus
peu importe le type d’évènement, les imprévus se produisent systématiquement. Afin d’éviter les mauvaises surprises, allouez 10 % de votre budget aux imprévus pour mieux les anticiper.
La gestion du planning et du timing
la planification précise du lieu (place des entrées, sorties, sanitaires, sièges, etc.) et un timing réaliste avec une petite marge vous aident à gérer l’évènement et la ponctualité. Cela vous permet d’éviter les retards stressants.
Les sauvegardes de vos documents
il n’y a rien de plus catastrophique que de perdre ou d’égarer les documents liés à toute l’organisation à la dernière minute (contrats, devis, factures, etc.). Pensez donc à bien sauvegarder des copies sur le Cloud, par exemple.
Les techniques pour réduire le stress
il y a un bon nombre de techniques pour aider à relâcher la pression dans des situations stress, à l’instar de la méditation, du yoga, de la respiration…
Pendant l’évènement, un mauvais timing, des détails à gérer d’urgence, des problèmes de dernière, des perturbations météo… et vous devez trouver des solutions de rechange rapidement. Dans ces cas, les techniques de gestion du stress s’avèreront utiles.
Les solutions de rechange sous la main
vous serez plus tranquille et plus serein si vous avez des matériels supplémentaires, un second intervenant « de secours », un programme de substitution… en cas de souci.
L’importance d’un bon carnet de contact
Un évènement professionnel peut prendre la forme d’une réunion d’équipe, d’un incentive, d’un lancement de produit, un team building, une conférence, un séminaire, une assemblée générale, etc. À tous les coups, un bon carnet de contact est indispensable pour une organisation sans faille dans un délai très court. Voilà pourquoi il est plus judicieux de faire appel à un expert en évènementiel. Même à la dernière minute, ce spécialiste a toutes les cartes en main pour tout gérer rapidement d’une main de maître.
Gardez vos options ouvertes
Adapter son organisation et son évènement suivant des imprévus et d’un timing plus court, c’est faire preuve d’une grande flexibilité pour maintenir l’évènement et réussir quand même à atteindre des objectifs. Vous devrez trouver des solutions de rechange rapides et faciles à mettre en place. Pour ce faire :
- Définissez de nouveaux objectifs atteignables selon le nouveau timing imparti : s’il apparaît clairement que le délai est trop court au regard de vos objectifs, n’hésitez pas à les réajuster pour que vous puissiez les atteindre.
- Sachez faire preuve de flexibilité : peut-être que vous avez eu une vision très précise de ce à quoi ressemblera et se déroulera l’évènement, mais en cas de bévue ou de problèmes, il faut accepter de changer certaines choses.
- Gardez en tête le temps qu’il vous reste : le temps est votre plus grande contrainte face à des changements de dernière minute. Essayez d’attribuer un temps réaliste à chaque tâche/intervention pour respecter le planning.
- Pensez aux forfaits all inclusive, car ils vous font économiser énormément de temps et vous permettent de vous concentrer sur d’autres détails.
- Faites appel à des spécialistes ou des agences spécialisées. C’est beaucoup moins stressant et vous bénéficiez d’un accompagnement professionnel pour assurer le succès de votre évènement.
Nos outils de coaching
QUICK’N SERIOUS GAMES
QUICK’N SERIOUS GAMES
Des mini jeux sur mesure proposés en Icebreaker de réunion ou en interlude d'une séance collective pour se détendre sans avoir l'air de travailler. C'est l'intérêt de poser un cadre ludique et spontané au travers de courtes séquences dans laquelle les participants d'un meeting vont pouvoir échanger brièvement mais de manière fun et toute aussi efficace autour d'un sujet clé.
WORKSHOP – SÉANCE DE CRÉATIVITÉ
WORKSHOP – SÉANCE DE CRÉATIVITÉ
Une formule structurante pour lancer une dynamique de groupe autour d'un objectif commun. Une journée séquencée qui favorisera l'échange et la compréhension mutuelle autour de différents points de vue, dans un seul et même objectif: faire progresser le projet commun, en trouvant de nouveaux repères. Faites confiance à la méthode et apprenez à travailler autrement !
Team Building et La Co-Création
Team Building et La Co-Création
Séminaire
Séminaire
PROGRAMME STARTER
PROGRAMME STARTER
Un programme dédié aux managers qui souhaitent se lancer dans la réalisation d'un projet de manière collaborative, en prenant un bon départ avec leurs équipes, ou un focus group de partenaires, clients, citoyens.Constituez une équipe digne de confiance
Gérer seul l’organisation d’un séminaire, un team building ou autres évènements est déjà compliqué, car le nombre d’éléments à prendre en compte est très important. Si elle se fait à la dernière minute, cela devient un challenge difficilement relevable. Se constituer une équipe est la meilleure façon de s’en sortir. Il s’agit aussi d’un moyen efficace pour souder l’équipe et responsabiliser chaque membre.
Votre équipe aura pour rôle de vous aider dans la planification et dans la prise de décision concernant l’évènement. Le travail d’équipe fait émerger les meilleures idées et vous permet de ne pas oublier un élément vital. Ensuite, vous pourrez vous départager les taches et maintenir la communication pour suivre l’avancée de l’organisation. Si vous décidez de faire appel à une agence extérieure, il reste important d’assigner des interlocuteurs pour être en contact avec l’agence et faire un compte-rendu.
Encore faut-il réunir une équipe digne de confiance. Trouvez parmi vos collaborateurs des personnes dynamiques et réellement engagées dans la vie de l’entreprise. Engagez aussi des prestataires qualifiés et fiables. Quels sont les bons critères de choix ?
- La réactivité : pour répondre, agir et intervenir rapidement en cas de souci.
- Une bonne capacité d’adaptation pour faire face aux imprévus.
- Une équipe sérieuse et fiable à qui on peut confier des tâches en toute sérénité.
- Une tarification rapport qualité-prix
Communiquez sur l’événement et les changements apportés
Le volet communication joue aussi un rôle crucial lors d’un évènement professionnel, et encore plus si des changements sont intervenus pendant l’organisation. En temps normal, le plan de communication est établi pour prévenir les participants de la tenue de l’évènement, leur communiquer le programme et les activités, donner des consignes (exemple, sur les tenues vestimentaires) et avoir les réponses aux invitations dans les temps. Le flux d’information autour de votre évènement doit être constant pour en faire la promotion.
En cas de changements de dernière minute, il devient urgent de les communiquer à tout le monde. Pour cela, vous pouvez utiliser les différents supports à votre disposition :
- votre propre site web : présentez sur les pages de votre site internet les changements apportés à votre évènement.
- l’emailing : envoyez des emails aux participants/invités, aux intervenants et à toutes les personnes concernées pour les informer des nouvelles dispositions.
- vos réseaux sociaux : affichez à la une de vos médias sociaux la nouvelle organisation de votre évènement.
- les réseaux professionnels : utilisez aussi vos réseaux professionnels pour faire passer l’information.
- la presse et les relations publiques : envoyez des communiqués de presse ou organisez des points de presse pour rendre public les mesures prises en cours de route concernant votre évènement.
- les appels téléphoniques : c’est la solution la plus à privilégier face à des changements opérés en dernière minute, car il vous permet d’informer personnellement chaque participant et vous excusez des désagréments.
Alors, il est bien utile de concevoir de belles invitations et affiches de présentations avant l’évènement et d’utiliser de beaux supports de communication durant l’évènement. Mais ne négligez pas la communication après. Prenez le temps de recontacter les participants afin de les remercier et de leur demander des retours sur l’évènement. Ils vous serviront à améliorer votre prochain rendez-vous évènementiel.
Dernières astuces pour sauver votre événement en dernière minute
Quelles autres astuces pour sauver un évènement organisé dans un délai très court ou perturbé par des imprévus à la dernière minute ?
- Déployez tous les moyens en votre possession. Vous avez des soucis concernant la salle, au niveau timing, matériels, ressources humaines ou autres ? Réfléchissez vite aux moyens possibles et aux personnes qui pourront vous venir en aide afin de résoudre rapidement le problème. Vous souhaitez rendre votre évènement inoubliable ? Imaginez des contenus percutants et des activités originales pour susciter l’intérêt et engager les participants.
- Anticipez puisque c’est la vraie clé du succès. Se montrer prévoyant vous évitera bien de mauvaises surprises. Pour une manifestation en plein air, par exemple, il est toujours judicieux de prévoir une salle ou un abri en cas de changements météorologiques. Vous pouvez aussi prévoir des matériels en plus, un générateur en cas de panne et ainsi de suite. Vous ne serez pas dépassé par les évènements si cela se produit.
- Pensez à la technologie et aux solutions logicielles : on dispose aujourd’hui de nombreuses solutions évènementielles et logiciels de gestion de projet pour simplifier et vous soutenir dans l’organisation de ce type d’évènement. Ils peuvent servir à diffuser la communication autour de ce rendez-vous professionnel, gérer les inscriptions et les participations, gérer l’agenda, le budget, etc. Ils vous assistent dans toutes vos tâches d’organisateur.
- N’hésitez jamais à demander de l’aide : demandez du renfort au sein de votre entreprise, notamment s’il est question d’un évènement d’envergure. Faites aussi appel à des aides extérieures (prestataires) en cas de besoin. Une équipe consciente de son rôle, des missions et des deadlines à vos côtés vous sera d’une aide précieuse.
- Soyez original et créatif, pas seulement sur la forme, mais sur le fond. Par vos invitations, vos contenus, vos animations et vos activités, le débriefing…, il est essentiel de vous démarquer pour garantir le succès de l’évènement. Vous véhiculerez ainsi une image positive de votre entreprise.
Etude de cas
