Organiser un séminaire ou une convention
Vous avez un séminaire ou une convention d’entreprise à organiser et vous souhaitez que cette organisation soit bien réussie ? Avec nos spécialistes, découvrez tout ce que vous devriez savoir pour réussir à organiser un séminaire ou une convention comme il se doit.
C'est quoi un séminaire ou une convention d'entreprise ?
Avant de parler de l’organisation d’un séminaire ou d’une convention d’entreprise, il faut que vous compreniez la différence entre ces deux termes.
Définition séminaire
Un séminaire est un événement qui rassemble tous les collaborateurs de l’entreprise en dehors du lieu de travail, dans un environnement agréable et intimiste, parfois à l’étranger. Ce séminaire peut durer toute une journée ou plus parfois.
Pendant ce séminaire, les participants échangeront autour d’un même projet ou d’une problématique donnée. L’évènement sera divisé entre sessions de travail et activités de détente.
Définition convention
Une convention est un événement qui a pour but de trouver un accord entre un employeur et une ou plusieurs organisations syndicales qui représentent les salariés de l’entreprise. Elle permet donc aux dirigeants de prendre la parole et d’échanger avec les collaborateurs autour de la vision et de la stratégie que l’entreprise va mener pour répondre à un tel objectif.
Lequel choisir ?
Le choix de l’événement à organiser va dépendre de l’objectif de l’entreprise. Si vous souhaitez à la fois rassembler les employés, leur transmettre un message et favoriser les échanges entre les collaborateurs, le séminaire sera idéal. En effet, le séminaire permet de renforcer l’esprit d’équipe, car c’est un véritable outil de communication. Les interactions générées durant les séminaires permettront de travailler la cohésion, les liens et les bonnes relations qui sont primordiales au bon fonctionnement de l’entreprise.
Par contre, si vous souhaitez communiquer un message auprès des salariés, des prestataires ou des partenaires, la convention serait la solution idéale. Durant la convention, vous pourriez par exemple présenter les résultats, motiver les équipes pour que chacun suive l’objectif de la société pour aller vers la réussite. La convention s’articule donc autour d’une succession d’exposer et de discours.
Organiser & gérer ses séminaires et conventions d'entreprise
Si vous souhaitez organiser et gérer vos séminaires et conventions d’entreprise, voici les points importants que vous devriez absolument retenir pour que l’évènement soit réussi et pour que vos objectifs soient atteints.
Pourquoi organiser un séminaire, une convention ?
Les entreprises peuvent organiser un séminaire pour une multitude de raisons :
- Le séminaire d’intégration qui a pour but d’accueillir les nouveaux recrus dans un cadre informel et décontracté. Ce séminaire est important pour faciliter l’insertion au sein de l’équipe et pour leur faire connaître la culture et les valeurs de l’entreprise.
- Le séminaire de formation qui a pour objectif de former les collaborateurs et les salariés sur les différentes méthodes de travail à opter pour assurer le développement de l’entreprise.
- Le séminaire de team building qui favorise le bien-être de vos collaborateurs. Il peut donc répondre à plusieurs objectifs : renforcer la cohésion ou l’esprit d’équipe, améliorer la communication entre toutes les parties, etc. Ce type de séminaire est le plus important, car il a un grand impact sur la vie de l’entreprise.
- Le séminaire de management qui est destiné aux dirigeants, aux cadres, aux chefs de projet, etc. Il a pour but de former sur les différentes techniques managériales, de les aider à se perfectionner dans leur domaine, etc.
La convention d’entreprise est organisée pour transmettre un message aux différentes équipes d’une entreprise (marketing, commerciale, etc.). Elle peut avoir lieu pour annoncer les bons résultats de l’année, présenter les nouveautés à venir, diffuser la nouvelle stratégie à adopter au sein de l’entreprise.
Quelles sont les étapes clés de l’organisation d’un séminaire, d’une convention ?
Les étapes clés de l’organisation d’un séminaire ou d’une convention se reposent sur trois périodes différentes : avant, pendant et après l’évènement.
Avant l'événement
Il faut commencer la préparation de l’évènement (choisir le lieu, définir les objectifs, etc.). Il faut s’assurer que tout est prêt : les matériels, les outils utilisés pendant l’évènement, etc.
Pendant l'événement
Pendant le jour-J, il est important de veiller au bon déroulement de l’évènement. Il faut veiller à ce que le timing soit respecté.
Après l'événement
Après l’évènement, vous pourrez demander les avis des participants en leur envoyant des petits questionnaires. Ces questionnaires peuvent être envoyés par e-mail, par texto, etc.
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Séminaire
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Sachez que la convention d’entreprise est un évènement très important, voilà pourquoi, il faut faire en sorte que l’organisation soit toujours réussie. Pour cela, il faut suivre les étapes indispensables.
Définir les objectifs et les messages
Pour trouver un accord entre les membres de l’équipe organisatrice, commencez par définir les objectifs de l’évènement et les messages à transmettre. Pour ce faire, vous pourriez demander aux collaborateurs leurs attentes. Cela pourrait vous aider à avoir une idée sur ce que vous allez faire pour que l'événement soit réussi. Une fois que les messages et les objectifs de l'événement seront définis, vous pouvez maintenant commencer à organiser la convention.
Verrouiller le budget de la convention
Une fois que les objectifs et les messages ont été définis, vous pouvez maintenant définir avec précision le budget pour l’organisation de cet évènement. Pour ce faire, nous vous conseillons de prendre en considération tous les détails tels que : les invitations, les diverses locations, la sonorisation, les lumières, les animations, la restauration, les hôtesses d’accueil, etc. N’hésitez pas à demander des devis auprès des prestataires pour vous aider.
Choisir la date de la convention
Le choix de la date est une étape importante, car il doit toujours s’inscrire de manière cohérente au calendrier de votre entreprise. Veuillez bannir les périodes de forte activité, les évènements et festivités qui pourront empêcher vos invités de se rendre à la convention. En ce qui concerne les horaires, veillez également à bien les définir pour que tous les collaborateurs puissent être présents jusqu’à la fin de l’évènement. Par exemple, si vous avez décidé que la convention soit suivie d’une soirée d’entreprise, prévoyez un délai conséquent.
Trouver le lieu idéal
Pour trouver le lieu idéal, nous vous conseillons de vous fier à la météo. Par exemple, si la convention est en plein air, veillez à ce que les journées ne soient pas trop ensoleillées ou pluvieuses pour assurer le confort des participants. Ensuite, veuillez demander la disponibilité des lieux. Et n’oubliez pas que la capacité est également importante.
Établir la liste des invités
Avant d’établir la liste des invités, n’hésitez pas à demander à vos collaborateurs les personnes à convier. Une fois que la liste des invités a été établie, vous pourrez commencer par éditer des invitations et les envoyer. Pour rappel, les invitations doivent toujours être envoyées un mois avant l’évènement pour que les invités puissent s’organiser.
Élaborer la programmation de la convention
Pour que la convention puisse se dérouler de manière fluide et sans temps mort, nous vous conseillons de définir un programme heure par heure. Pour ce faire, posez-vous les bonnes questions : à quelle heure la convention va-t-elle commencer et à quelle heure va-t-elle prendre fin ? Combien de temps les animations, les ateliers, les soirées, etc. dureront-ils ? , etc. Pour bien le programmer, nous vous conseillons également de définir chaque étape pour être sûre d’avoir un bon timing.
Bien communiquer sur l'événement
Une fois que toutes les préparations ont été effectuées, nous vous conseillons de bien communiquer sur l’évènement. Assurez-vous que tous les invités ont bien reçu leurs invitations, assurez-vous que tout est prêt pour éviter les imprévus à la dernière minute.
Comment organiser la convention de début d'année idéale ?
Maintenant, parlons de la convention de début d’année.
CONVENTION DE DÉBUT D’ANNÉE : KÉZAKO ?
Souvent appelée séminaire managérial, la convention de début d’année est un événement qui est dédié aux membres d’une telle entreprise. On peut dire que c’est un séminaire interne qui est uniquement destiné aux collaborateurs.
La convention de début d’année est généralement composée d’une assemblée. Elle se termine par un petit cocktail ou par une soirée.
POURQUOI FAIRE UNE CONVENTION DE DÉBUT D’ANNÉE ?
La convention de début d’année est une étape importante dans la vie d’une entreprise. En effet, elle peut motiver les collaborateurs après les fêtes de fin d’année. Elle a donc pour but de redonner envie de travail aux collaborateurs. Grâce à cet évènement, vous saurez les ravir.
Pendant cet évènement, vous pourrez également annoncer les résultats de l’année passée et féliciter votre équipe. Vous aurez la possibilité de parler des points à améliorer pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise et des éléments sur lesquels il faudra porter une attention particulière durant cette nouvelle année.
QUE FAIRE POUR RÉUSSIR SA CONVENTION MANAGÉRIALE ?
Plusieurs points sont à considérer si vous souhaitez réussir votre convention managériale. Parlons de ces points.
Conseils et solutions adaptés
Voici quelques conseils et quelques solutions qui pourront vous aider à organiser votre évènement d’entreprise.
Cette année, votre séminaire sera digital
En plus d’utiliser vos outils habituels, vous pourrez également utiliser des outils numériques. De plus, le séminaire digital est une bonne option en ce temps de pandémie ou tout simplement si vous ne pouvez pas rassembler vos équipes pour un séminaire physique.
Réunissez vos équipes malgré la distance
Sachez qu’il est très important de réunir les équipes malgré la distance. Actuellement, Internet nous offre déjà plusieurs possibilités pour ce faire. Nous pourrions par exemple utiliser les réseaux sociaux, les logiciels, etc. c’est à vous de choisir la solution qui vous conviendra le mieux.
Définissez votre emploi du temps selon vos besoins
Pour avoir un emploi du temps bien défini, pensez à la durée de chaque événement (prise de parole, soirée, animation, workshop, etc.). Cela vous permet d’être dans le bon timing. Sachez qu’un séminaire réussi dépend toujours de l’emploi du temps.
Des outils de visioconférence fluides
Sachez qu’organiser des séminaires en visioconférence est actuellement possible et très simple. Plusieurs outils sont à votre disposition : Microsoft Team, Google Meet, etc. En utilisant certains logiciels, vous pourriez même créer des salles où plusieurs personnes peuvent se connecter en même temps. De cette manière, ce sera plus facile de répondre aux questions de chacun et d’échanger après chaque intervention.
Organisez votre séminaire en toute simplicité
Pour réussir l’organisation de votre séminaire, misez tout sur la simplicité. Dans tous les cas, faites toujours en sorte que l’objectif du séminaire soit atteint.
Autres solutions adaptées à l'ensemble de vos besoins
Voici quelques solutions qui pourront être adaptées à l’ensemble de vos besoins :
- Les activités de team building : team building sportifs, créatifs, culinaires, musicaux, intellectuels, etc.
- Les activités incentives : une sortie en catamaran, du jet ski, un saut en parachute, un vol en montgolfière, etc.
- Lieu : Séminaire en montagne, séminaire à la mer, etc. Vous pourriez également louer des salles de séminaires.
- Les différents prestataires : vous pourriez par exemple contacter une agence événementielle spécialisée en séminaire d’entreprise.
- Pour communiquer l’évènement : optez pour des plateformes 100% digitales.
Etude de cas
