Optimiser ses opérations événementielles
La planification d’événements ne s’improvise pas. Il s’agit d’un travail d’équipe qui exige beaucoup de tâches comme la promotion de l’évènement, la billetterie, la gestion de participants… Comment organiser un projet événementiel ? Quelles sont les étapes à suivre pour démultiplier son impact ? Retrouvez dans ce guide tout ce qu’il faut savoir.
Communication événementielle : comment organiser des événements ?
Définition de l’événementiel
Tout d’abord, le terme événement peut désigner un rassemblement d’un groupe de personnes à des fins de marketing, de commémoration, de réunion, d’éducation. Il pourrait s’agir d’un salon de l’emploi, un séminaire, un concours, une compétition, ou encore un concert de musique, une manifestation politique, un lancement des produits, des évènements B to B… Un enterrement de vie de jeune fille ou de jeune garçon, un départ à la retraite, une remise de diplôme sont également considérés comme des événements sociaux.
L’objectif d’un événement
Un événement peut avoir pour but la défense des intérêts d’une communauté, la recherche des candidats sur ses programmes de formation, la célébration d’une réussite ou d’une fête, etc.
Avantages de la communication événementielle
L’efficacité de l’organisation d’un projet événementiel nécessite un processus de communication solide. Cela implique la mise en place de canaux de communication pertinents pour établir des liens avec son public cible. De plus, comme on ne peut pas tout prévoir dans un événement, il est nécessaire d’avoir une communication rapide, claire et concise avec les membres de son équipe. Une bonne communication événementielle permet non seulement d’avoir les meilleures chances de réussir son projet, mais elle aide aussi à accroître les prospects, les ventes, la notoriété de la marque dans le cadre d’un évènement d’entreprise.
Comment organiser ses événements ?
Le plan de communication événementielle est le fondement de la promotion d’un projet. Son élaboration passe par plusieurs étapes. D’abord, vous devez commencer par contextualiser votre événement. Vous devez ensuite mettre en place la stratégie adéquate. Enfin, vous devez décrire le message à véhiculer et définir les supports de communication adaptés.
Actions de communication à entreprendre
Les actions à mener pour atteindre facilement son public sont axées sur la définition de ses objectifs, la préparation de l’événement, la publication sur FB et les autres réseaux sociaux ainsi que le maintien du contact avec son public.
Pourquoi et comment intégrer un événement dans sa stratégie de communication ?
Mettre en place un événement dans sa stratégie de communication n’est pas facile, mais les résultats en valent la peine. Voici les étapes à suivre :
5 conseils pour démultiplier l’impact d’un projet événementiel
On peut mesurer l’impact d’un événement par la taille du public, le nombre de participants ainsi que le partage par les canaux de médias sociaux et l’obtention de nouveaux participants. Pour améliorer le rayonnement d’un projet événement, il est donc nécessaire de considérer quelques actions :
La qualité plus que la quantité
même si on fait une diffusion en direct d’un événement à grande échelle, alors qu’il n’est pas un événement de qualité, il ne fera aucun impact au public cible. La présentation de l’événement doit être séduisante et attrayante. Pour ce, on peut utiliser des vidéos, des témoignages, des interviews, de publicités qui mettent en avant les moments forts de l’évènement. On peut aussi mettre en place des groupes d’échanges pour créer une expérience.
Respectez l’objectif fixé
les objectifs sont des stratégies utilisées pour arriver au but fixé. Ces objectifs de performance doivent être conformes au marketing global de l’entreprise et à l’image de la marque. Par exemple, l’entreprise souhaite décupler ses nombres de ventes et de prospects qualifiés après l'événement. Ou elle souhaite que les participants retirent quelque chose de l’évènement. Une fois que l’organisateur a quantifié l’objectif, il faut garder à l’esprit ce but.
Distinguez entre stratégie de vente et d‘image
la stratégie de vente a pour objectif de faire la promotion de l’entreprise auprès de son public cible. L’idée est d’accroître le nombre de prospects et de les convertir en clients tout en renforçant l’engagement des consommateurs. Cette stratégie permet d’exprimer la culture et les valeurs d’une entreprise. La stratégie d’image, quant à elle, est un terme se référant à la réputation de l’entreprise. L’image est ce que le public est censé voir lorsqu’il entend parler de la marque ou de l’entreprise. L’image de marque est un atout important pour une structure. Elle permet de rassurer les clients qu’ils achètent chez le meilleur.
Mesurez à la hauteur de ses moyens
le premier moyen pour évaluer le succès d’un événement est sûrement le nombre de billets vendus, ou le nombre de participants à une conférence par exemple. Pour cela, il faut surveiller l’impact de l’événement sur les réseaux sociaux. Les participants envoient-ils toujours des hashtags pendant la semaine suivant l’événement ? Quels sont leurs commentaires ? Il est aussi possible de réaliser une enquête post-événement ou d’évaluer la réussite du projet par rapport aux frais généraux et aux recettes. Ainsi, si l’événement dépasse un peu le budget ou il attire moins de participants, cela ne suffit pas pour mesurer l’efficacité du projet événementiel. D’autres paramètres comme le nombre de nouveaux clients potentiels et le chiffre de vente après l’événement sont aussi à étudier de près.
intégrer le marketing événementiel au mix marketing
le marketing événementiel se réfère au processus de mise en place d’un affichage événementiel ou d’une présentation à thème pour la promotion d’un produit, d’un service, d’une cause, etc. Cela implique une interaction directe entre les marques et les clients lors des événements comme le street marketing, le flash mob, l’ambush marketing... C’est un excellent moyen pour maximiser la notoriété d’une marque, générer plus de prospects et vendre plus cher aux clients. Le mix marketing, quant à lui, désigne l’ensemble des stratégies et techniques utilisées pour la promotion d’un produit ou d’une marque sur le marché (y compris le packaging, l’étude du public cible et même de la situation politique…).
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- Pour établir un véritable lien avec son public cible ou les participants lors d’un événement, il faut susciter l’intérêt et le buzz. Tout commence dans le monde des réseaux sociaux avec la création des hashtags pour marquer le lancement d’un événement. On peut également créer un groupe Facebook et des concours pour susciter l’intérêt des internautes. Il ne faut pas hésiter à donner en exclusivité un avant-goût de l’événement pour que le public sache à quoi il peut s’attendre.
- Pendant l’action, on ne lésine pas sur les efforts pour démultiplier l’impact en demandant aux personnes susceptibles d’y être intéressées d’y participer. L’appel à l’action permet non seulement d’interpeller la personne cible à faire l’action souhaitée, mais donne aussi un coup de pouce à la création d’un buzz autour de l'événement. Si le budget le permet, le recours à un influenceur est une solution pertinente. Retenez cependant à l’esprit que la chose importante lors de la création d’un buzz est l’authenticité. Il ne faut pas promettre une chose qu’on ne peut pas tenir.
- Après l’événement : il est nécessaire de surveiller les publications sur les médias et de continuer une communication efficace avec les participants. Cela les encourage à de nouveaux niveaux d’engagement qui leur permettent de s’intéresser encore davantage à l’entreprise et à la marque. Il est donc important de capitaliser dans la durée.
Comment optimiser ses opérations événementielles ?
Dans la société numérisée où nous vivons actuellement, les attentes du public cible varient en fonction de sa personnalité, son âge et sa région. Qu’il s’agisse d’un atelier de formation, d’un salon professionnel, d’un séminaire d’entreprise…les participants souhaitent avoir des expériences personnalisées et ne pas être confrontés à des imprévus. Pour mettre en place une expérience unique, il faut instaurer une gestion d’événements fiable. Cette amélioration de la gestion de stock dans l’événementiel est un passage obligé si l’on souhaite maintenir un niveau élevé de service à la clientèle. Cela permet aussi de répondre aux demandes complexes et volatiles des clients.
Il faut aussi optimiser sa veille événementielle. C’est un travail sur le terrain qui doit être fait en amont, au cours et après l’événement. Elle tourne autour de l’évaluation du nombre de leads générés on line, la performance de sa communication sur les réseaux sociaux, la collecte des informations sur ses concurrents…Le plan de veille aide non seulement à identifier les actions qui ne fonctionnent pas pour les corriger, mais aussi à avoir une vision claire des retombées de l’événement.
Outre la mise en place d’une veille des événements, il est également nécessaire d’établir un suivi des résultats de vente en temps réel avec les outils requis. Le suivi de ses résultats commerciaux aide à repérer en temps réel l’avancée vers les objectifs et les retards de performance tout en affinant son analyse du marché. Il existe plusieurs outils permettant de suivre sa performance commerciale dans le cadre de la mise en place d’une stratégie de relation client dans l’événementiel.
L’organisation d’une opération commerciale implique un budget qui peut être assez conséquent en fonction de ses objectifs. Le recours à une agence événementielle offre un gain du temps et de l’argent tout en bénéficiant d’un accompagnement d’un spécialiste qualifié. Ces agences négocient en effet les prix et recourent aux prestataires offrant le meilleur rapport qualité-prix.
Enfin, le recours à une plate-forme de gestion de données est nécessaire pour centraliser ses données. Cette solution permet de collecter et d’organiser les données issues de différentes sources et de les analyser en informations exploitables. Ce qui permet de faciliter le transfert des données externes. Les données essentielles dans toute opération marketing sont la participation du public cible, les données sur leur inscription, les données sur leur intention ou comportement et les données sur leur présence ou participation.
Etude de cas
