Décloisonner les services
Avec l’évolution de la technologie, la croissance du télétravail… les entreprises occupent actuellement de nombreux sites avec des partenariats commerciaux qui couvrent le globe. Hormis la séparation physique du personnel, les équipes d’une même entreprise se trouvent alors distribuées par projet et services.
Le management décloisonné : c’est quoi ?
Le management décloisonné : brève description
L’organisation du management décloisonné est régie par des règles de fonctionnement, des procédures, des normes, des tableaux de bord, des indicateurs de gestion comme tout autre système classique. Cependant, ce type de management vise à mobiliser et à organiser les ressources métier, sans recourir au pouvoir hiérarchique, en focalisant son pouvoir sur d’autres points. À part cela, sa gestion des événements élémentaires n’est possible que par la puissance informatique (Systèmes d’information).
Le fonctionnement en silo vs fonctionnement en mode projet
Le fonctionnement en silo
Le fonctionnement en silos vise à tirer le maximum de chaque service, sur leurs spécialités, sans nul besoin de considérer les autres. Pour faire simple, on peut dire que l’entreprise est subdivisée en divers pôles non interdépendants comme un service achat, vente, logistique et relation client. Ces services ne communiquent qu’exceptionnellement. D’ailleurs, de nombreuses grandes entreprises fonctionnement avec ce mode d’organisation visant à induire plusieurs services au sein d’un pôle.
Pour qu’un fonctionnement en silo puisse progresser correctement, il lui faut un système hiérarchique et de management pyramidal. Ce type de fonctionnement ne s’applique pas seulement dans un service, car c’est tout aussi valable entre services.
Le fonctionnement en mode projet
Le fonctionnement en mode projet vise plutôt la collaboration de personnes de métiers ou de services différents sur un même projet. Dans ce mode de fonctionnement, le plus important est donc l’atteinte d’un objectif commun tout en respectant un budget donné et des deadlines imposés. La réalisation d’activités propres à un service n’a plus lieu d’être.
C’est pourquoi, afin d’exécuter un projet du début jusqu’à la fin, il faut assembler un groupe d’individu — ou une équipe projet — ayant des métiers, des compétences, des qualifications, des expériences différentes, mais qui peuvent se compléter. Cette collaboration peut être issue des services internes d’une même entreprise, ou d’entreprises extérieures.
Dans l’organisation d’un fonctionnement en mode projet, le guide et l’accompagnement de l’équipe projet est incombé au chef de projet. Cette personne sera plus un leader qu’un manager, car son principal objectif est de motiver son équipe à l’atteindre d’objectif et vision commun. Pour cela, il veille à la bonne exécution du projet, reste à l’écoute de ses collaborateurs, et délègue des tâches si besoin.
Par exemple, dans un projet de construire une maison, il faut avoir :
- Un architecte, responsable du dessin des plans et de l’architecture de la maison
- Un maçon, c’est celui qui est en première ligne dans la construction proprement dite de la maison
- Un électricien, responsable de tous les câblages
- Un plombier,
- Un menuisier pour la fabrication de portes et fenêtres,
- Un charpentier, couvreur et zingueur pour le toit
- Un plâtrier-plaquiste,
Le chef de projet va gérer, organiser et coordonner l’équipe, le planning et les différentes tâches dans le délai, le budget alloué, selon les normes de construction et en accord avec les exigences du client.
Conclusion
En comparent ces deux types de fonctionnements, voici ce que l’on peut en tirer. Nous évoluant actuellement dans l’ère de la technologie digitale. En tant que telle, la performance issue du fonctionnement en silos n’est plus adaptée pour répondre aux attentes des clients et des employés. En effet, le digital et les nouvelles technologies comme l’IoT créent de nouveaux moyens de consommation.
Actuellement, le succès d’une entreprise se trouve dans l’expérience client qu’elle propose. Les clients généralement présents sur différents médias et réseaux. En cas de non-satisfaction, ces derniers échangent et donnent leurs avis sur ces plateformes digitales. C’est pourquoi, un fonctionnement en silo ne peut répondre à l’ensemble des attentes du client puisqu’il ne permet pas une communication et collaboration efficace en les différents intervenants (personnel, équipes, services, etc.)
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En général, les cloisonnements engendrent des effets négatifs sur une entreprise. En fait, ils créent des barrières entre les équipes ou services, et perturbent souvent la communication au sein de l’entreprise.
Les impacts du cloisonnement de service dans une entreprise
Entrave la communication et empêche la culture d’entreprise :
Normalement, les employés ne peuvent s’épanouir sans communication, collaboration et sans un environnement de travail florissant. En fait, ils ont besoin d’affirmer la personnalité et de cultiver un sentiment d’appartenir à un groupe. Le savez-vous que 47 % des employés d’une entreprise éprouvent plus de motivation en entendant des collègues acclamer la réussite de leurs projets ? Dans un fonctionnement en silo, il n’y aura pas ce type de reconnaissance.
Crée des doublons :
Avec le cloisonnement des services, les informations ne passeront pas efficacement. Lorsque les différents services ne sont pas tenus informés des projets de leurs collègues, la productivité de l’entreprise sera impactée significativement. En effet, il y aura toujours un risque de duplication de tâches ce qui provoque des pertes de temps et financières.
Empêche les employés d’accéder aux informations dont ils ont besoin :
Selon des études, un employé passe en moyenne près de 20 % de son temps à faire des recherches des informations internes ou auprès de collègues susceptibles de l’aider dans l’accomplissement de ces tâches spécifiques. Un cloisonnement de services ne permet pas d’accéder aux informations dont ils auront besoin.
Les principaux avantages du décloisonnement des services
Actuellement, les entreprises qui aimeraient être plus performantes et productives doivent revoir leurs méthodes de travail.
Le plus important dans cette démarche est de favoriser la collaboration entre les services. Pour y arriver, il y a le management décloisonné.
Avec le décloisonnement de service, l’entreprise bénéficie de nombreux avantages, notamment :
- L’abolition de l’organisation hiérarchique traditionnelle ;
- Le gain d’une organisation de travail plus performant ;
- L’établissement d’une vision globale des projets et un calendrier précis ;
- L’établissement d’une meilleure communication et une collaboration entre les divers services ;
- L’optimisation du partage des informations ;
- L’utilisation d’outils plus collaboratifs ;
- La responsabilisation des différents collaborateurs ;
- L’amélioration de la flexibilité et de la réactivité entre services ;
- Le gain d’une répartition de la charge de travail plus performant ;
- L’acquisition de nouvelles compétences ;
- La création d’une cohésion et l’acquisition d’un sentiment d’appartenance ;
- Etc.
Comment décloisonner les services de façon efficace ?
Concrètement, sortir d’une organisation pyramidale traditionnelle n’est pas du tout simple. Il requiert la modification de la culture de l’entreprise et de toutes les méthodes de travail. Toutefois, ce n’est pas impossible. Pour y parvenir, voici quelques astuces :
Établir une vision et des objectifs communs
Généralement, dans une organisation en silos, les salariés se focalisent juste sur leurs propres taches et les objectifs de leur service. De ce fait, ils perdent de vue les objectifs principaux fixés par l’entreprise. Il y a même des cas où chaque service se met en concurrence les un des autres au lieu de cultiver le travail d’équipe et la collaboration. Or, cette façon d’opérer conduit, même intentionnellement, à la rétention d’information et freine le succès de l’entreprise.
Pour y remédier, il faut prioriser la communication entre services sur une vision commune, les perspectives de l’entreprise, ainsi que l’organisation de chaque service en ce sens. De cette manière, chaque service et chaque salarié comprendra son rôle au sein de l’organisation, sa contribution à l’atteinte des objectifs de l’entreprise.
Promouvoir la collaboration entre services
Pour casser le fonctionnement en silo, l’entreprise doit promouvoir le travail d’équipe et l’interaction des salariés au sein des différents services. Le but est toujours d’atteindre les objectifs communs définis précédemment.
Pour s’y prendre, il faut organiser fréquemment des réunions conjointes, ainsi que des groupes de discussion. Dans ces réunions, chaque employé fera connaissance avec les membres des autres équipes ou services, leur rôle et trouver ainsi une meilleure approche pour travailler conjointement à l’atteinte des objectifs de l’entreprise.
Puis, il faut souligner que le décloisonnement des services consterne aussi l’environnement physique. Il faut alors passer par une organisation plus adaptée des locaux et des bureaux. De cette manière, il sera plus facile d’avoir un environnement collaboratif où les services se mélangent. Le cloisonnement est évité et la diffusion des informations facilitée.
Créer des équipes pluridisciplinaires et multiservices
Pour réussir rapidement et efficacement tous les projets, la mise en place d’équipes composées de membres de chaque service est aussi une solution intéressante. Sachant que chaque individu impliqué dans cette équipe possède son domaine d’expertise, de différentes parties du projet seront alors traitées minutieusement et le rendu final sera plus abouti. De plus, les informations seront plus précises parce qu’il n’y aura pas de cloisonnement de ressource et d’information ou autres problèmes du genre.
Utiliser des outils collaboratifs
Nous évoluant actuellement dans l’ère du « numérique ». Donc, il est plus facile de trouver des outils et applications favorisant la collaboration, la communication et le partage d’idées et d’informations entre services. Avec ce genre d’outil, il sera plus simple de casser les silos organisationnels, mais aussi géographiques.
Par exemple, il y a la plateforme collaborative Wimi. Celle-ci vise à organiser efficacement le travail en équipe, car elle centralise les informations, optimise la communication à l’aide des outils comme la messagerie instantanée, les appels audio et vidéo ou le partage d’écran, l’alerte en temps réel de la progression du projet.
Recourir à la formation
La formation, c’est aussi un alternatif non négligeable pour décloisonner de manière efficace et durable une entreprise. Pour commencer, il faut faire comprendre aux employés et repérer les impacts négatifs des silos sur une organisation. Puis, avancez les nombreux avantages d’utiliser le fonctionnement en mode projet et de la collaboration entre les services. Pour le dernier point, mais pas le moindre, il est important d’enseigner la grandeur de la communication et de la collaboration dans une entreprise à l’aide des exercices de team building.
Etude de cas
