Dynamiser et animer ses réunions de service
Dans une entreprise, les projets font généralement participer différents acteurs. De ce fait, il est important de savoir les coordonner pour qu’ils atteignent les objectifs fixés de l’entreprise ; d’où les réunions. Toutefois, conduire une réunion ne s’improvise pas. C’est pourquoi il est nécessaire de maîtriser diverses pratiques surtout pour la dynamiser et l’animer.
La technique de conduite de réunion
Pour ceux qui souhaitent organiser une réunion de service, mais qui ne savent pas quelle technique de réunion lui est le plus adaptée, voici les grandes lignes à maîtriser pour réussir une réunion.
- Ouvrir la réunion : accueil, présentation des participants et du contexte, appel de l’ordre du jour, distribution des rôles (animateur, secrétaire, time kipper) ;
- Établir le rôle et les compétences de l’Animateur de réunion : faire circuler la parole, être responsable du cadre et des règles de courtoisie, réclamer les avis, questionner, résumer, synthétiser, recentrer, etc. ;
- Proposer une méthodologie pour examiner des questions selon le contexte ;
- Clore la réunion : résumer les décisions et établir le planning des taches futures ;
- Évaluer la réunion ;
Remarque : évitez la réunionite ou réunions stérile. Pour cela, il faut :
- Bien planifier la réunion ;
- Indiquer aux participants l’importance de lire les documents joints avant le jour J ;
- Fixer des objectifs nets,
Identifier le type de la réunion
Pour qu’une réunion soit réussie, il faut l’adapter selon le contexte. Pour trouver la bonne approche à suivre, voici les quelques types de réunion la plus fréquente dans une entreprise.
Réunion d’information
C’est la forme de réunion la plus utilisée en entreprise afin de faire passer une information descendante à une équipe et communiquer des messages importants. Afin de pouvoir garder toute l’attention des participants, veillez à ne pas la faire trop longue (moins de 30 minutes).
Réunion de résolution de problème
En cas de blocage ou pour résoudre un dysfonctionnement, il est conseillé de recourir à une réunion. L’animateur de la réunion réunit tous les intervenants et tente de trouver une solution à l’aide d’un débat. La réunion ne finira qu’après la prise de décisions.
Réunion de prise de décision
La réunion de prise de décision consiste à regrouper des informations et des renseignements, afin d’établir une solution bien plus inédite, innovante et adaptée. Le fait de rassembler plusieurs permettent l’analyse avec une vision plus globale du problème.
Réunion de projet
C’est la forme la plus utilisée par les chefs de projet. Le responsable du projet va conduire de manière méthodique des points comme le Kick-off meeting, le point d’avancement, la réunion de travail, la réunion de clôture et le bilan.
La réunion collaborative
La réunion collaborative est un style de réunion visant à faire participer tout le monde pour faire avancer efficacement un sujet en particulier. Elle se présente sous forme comme des débats, des échanges, des discussions, etc. Chaque participant est appelé s’investir efficacement dans le but d’atteindre un objectif commun.
Réunion de créativité ou le brainstorming
C’est la technique d’animation de réunion le plus prisée pour voir naître de nouvelles idées et favoriser l’idéation. La réunion de créativité ou le brainstorming (remue-méninges) incite la créativité et pousse chaque collaborateur concerné à participer.
Réunion Managerial ou One-to-one
La réunion managériale ou one-to-one est la technique préférée du manager afin d’échanger avec tous ses collaborateurs. Normalement, cette réunion se déroule une fois par an au minimum. Cependant, il est à des managers qui l’organisent tous les mois dans le but d’instaurer une relation de confiance.
Réunion à distance
Comme son nom l’indique, c’est une réunion qui se fait à distance. Avec les innovations technologiques en matière de communication, tous les collaborateurs d’une entreprise de partout dans le monde peuvent se réunir sur un même écran afin de faciliter la coopération à distance. C’est le cas pour le télétravail, les collaborateurs nomades, etc.
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Des mini jeux sur mesure proposés en Icebreaker de réunion ou en interlude d'une séance collective pour se détendre sans avoir l'air de travailler. C'est l'intérêt de poser un cadre ludique et spontané au travers de courtes séquences dans laquelle les participants d'un meeting vont pouvoir échanger brièvement mais de manière fun et toute aussi efficace autour d'un sujet clé.
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Une formule structurante pour lancer une dynamique de groupe autour d'un objectif commun. Une journée séquencée qui favorisera l'échange et la compréhension mutuelle autour de différents points de vue, dans un seul et même objectif: faire progresser le projet commun, en trouvant de nouveaux repères. Faites confiance à la méthode et apprenez à travailler autrement !
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Un programme dédié aux managers qui souhaitent se lancer dans la réalisation d'un projet de manière collaborative, en prenant un bon départ avec leurs équipes, ou un focus group de partenaires, clients, citoyens.Comment organiser/préparer une réunion de service ?
Comme nous l’avons déjà mentionné, conduire une réunion ne s’improvise pas. Donc, si vous souhaitez que chaque acteur puisse apporter ses idées afin de créer des solutions innovantes et créatives, il faut que la réunion soit plus dynamisée et animée.
Pourquoi/objectif de la réunion ?
Pour commencer, il est important de savoir qu’on ne peut parler de réunion qu’avec plus de deux intervenants à part l’organisateur. Autrement dit, le nombre de personnes concernées doit être supérieur ou égal à 3. Sinon, on parle plutôt d’un entretien.
La réunion de service regroupe une partie ou l’ensemble du service concerné. Et, elle a pour but de communiquer l’information, nécessaire à tous les membres du service de manière simultanée ou à traiter collectivement.
Pour qu’une réunion soit réussie, il est important que son organisateur soit bien préparé afin d’affirmer ses capacités à mobiliser son équipe et d’entraîner les collaborateurs à travailler coude à coude dans l’atteinte d’un objectif commun.
Quels sujets vont être abordés ?
Les sujets abordés dans une réunion sont communément appelés : ordre du jour. La réunion doit toujours s’en tenir jusqu’à la fin. La préparation d’un ordre du jour se fait suivant une démocratie participative. Autrement dit, il faut associer les participants (personnel d’un service) sur la sélection des sujets à traiter. Pour y parvenir, voici une astuce pratique en quelques étapes.
Recueil de toutes les propositions et demandes
Pour qu’une réunion de service soit productive et incite la participation de tous les intervenants, il faut que ces derniers soient concernés aux sujets traités. Il est donc nécessaire de les solliciter pour recueillir des propositions de points à traiter.
Sélection des sujets à traiter réellement
Le regroupement des suggestions donnera lieu à un « inventaire à la Prévert ». On y trouve d’innombrable sujet que ce qu’il est possible de traiter, des thèmes divers et de niveaux très différents. Pour trouver l’ordre du jour à traiter réellement, il faut passer à une seconde phase. Elle consistera à réduire et organiser les sujets en se posant des questions comme :
- Quel est son degré d’urgence ?
- A-t-il été abordé ultérieurement ? Avec quel résultat ? Faut-il faire un historique ?
- Le groupe de travail qui le traitera est-il qualifié pour prendre une décision sur ce sujet, ou est-il nécessaire de le renvoyer vers un autre lieu de décision ?
- Est-ce le bon moment pour engager une réflexion sur tel sujet ?
- Ce sujet mérite-t-il qu’on s’y intéresse ?
- Y a-t-il une décision à prendre sur ce sujet ?
Fixation des objectifs sur chaque sujet
Il faut associer un objectif à atteindre dès qu’un point d’ordre du jour est retenu. Il est primordial d’énoncer un objectif, car il va diriger le contenu du débat. Voici quelques types d’objectifs à atteindre relatifs à un sujet :
- Information ;
- Assimilation de sujet par un groupe ;
- Prise de conscience d’enjeux ;
- Identification de pistes de travail ;
- Conception de solutions ;
- Prise une décision ;
- Avancement d’une réflexion ;
Retour d’information vers les intervenants
Il faut renvoyer aux membres du groupe de réunion l’ordre du jour définitif. C’est pour leur donner une dernière occasion de réagir sur des éventuels critiques ou des propositions à faire.
Quels sont les participants et dans quel ordre vont se dérouler les interventions ?
Pour que la réunion soit cadrée et respecte l’ordre du jour, le responsable de la réunion doit assumer diverses tâches, soit :
- Se présenter, designer son rôle ainsi celui de chacun, élire un ou une secrétaire et commencer la réunion ;
- Réaliser un premier tour de table pour que chacun des participants puisse se présente rapidement ;
- Formuler l’objectif de la réunion, fixer sa durée et les procédures de discussion ;
- Se tenir à l’ordre du jour en débutant par les sujets les plus importants ;
- Animer et inciter les participants à participer et à avancer leurs idées ;
- Désamorcer les différends, si nécessaire ;
- Boucler ceux qui ont été dits avant de passer à d’autres points (résumés, reformulation si nécessaire et rétention des solutions pertinentes, ainsi que des démarches à effectuer) ;
- Planifier la prochaine réunion, préciser la date et l’heure des futures réunions, s’il y a lieu.
Pendant ce temps, les participants ont la possibilité d’émettre des commentaires, des idées. Puis, ils peuvent écouter celles des autres tout en leur démontrant de la compréhension. Il est impératif de respecter le sujet, d’éviter les parenthèses et les discussions en sourdine. Enfin, ils doivent noter les points importants pour pouvoir se focaliser les taches à entreprendre.
La logistique
Parmi les étapes les plus importantes lors de la préparation d’une réunion, il y a la logistique. La logistique dépend généralement de l’envergure et du type de réunion. Cependant, les points peuvent être utiles à toutes les échelles.
- Choix des dates et heures ;
- Réservation du lieu de réunion approprié, si nécessaire ;
- Préparation d’une invitation adaptée ;
- Inclusion des documents préparatoires ;
- Préparation de tous les supports nécessaires ;
- Vérification de la salle et du matériel ;
- Rappel des intervenants et de leurs interventions (si nécessaire) ;
- Préparation de tout ce qui est nourriture (pause-café, apéro, etc.) ;
- Préparation de la salle au Jour J ;
- Préparation des moyens de transport (si besoin) ;
Le rôle de l’animateur de réunion
L’animateur de réunion consiste à associer à la fois des qualités de communicant et de manager. Sans prendre parti, ses notes doivent synthétiser et reformuler tout ce qui a été dit et échangé sur les objectifs lors de la réunion. C’est afin de pouvoir établir un compte rendu plus détails et précis après la réunion. L’animateur joue aussi le rôle de facilitateur et de régulateur. De ce fait, il n’y aura plus d’intervenant qui monopolise la parole et tout le monde pourra s’exprimer, même les plus timides.
Choisir comment animer la réunion
Le plus important dans une réunion est d’aboutir à une décision ou de ressortir une solution aux sujets exposés dans l’ordre du jour. Pour cela, le plus simple sera de miser sur une réunion animée, dynamique et adaptée. L’instauration d’une certaine dynamique de groupe favorise la productivité et une efficacité soutenues. On peut observer diverses postures en matière d’animation, soit :
- Facilitateur : les participants échangent de manière libre sous la diligence discrète de l’animateur.
- Coordinateur : les intervenants échangent sur un ou plusieurs points bien précis, l’animateur structure les échanges et les débats.
- Directif : il y a peu de marge de manœuvre laissée aux participants.
Les 6 techniques pour une réunion animée et dynamique
Les techniques et méthodes pour animer et dynamiser une réunion de service sont nombreuses. Toutefois, voici une astuce simple, mais pratique en six étapes qui pourrait bien vous servir.
- Envoyer l’ordre du jour avant la réunion.
- La transition positive.
- Utilisez un Totem. C’est pour éviter que des personnes ne monopolisent la prise parole, et limiter le temps de parole, surtout lors des réunions créatives).
- Faites participer tout le monde afin de stimuler les échanges et la création de solutions innovantes.
- Changer d’ambiance ! Afin d’éviter une réunion de routine, il est important de changer de temps en temps de lieu de réunion, de casser la routine, d’avoir une animation différente, etc.
- Pensez à l’après-réunion. Il faut évaluer les points positifs et négatifs de la réunion passée.
Bien conclure une réunion de travail
Une fois la réunion terminée, il faut bien conclure les débats à l’aide d’une synthèse de ce qui a été dit ainsi qu’un rappel des décisions prises. Il est à savoir que cette étape est très sérieuse, car elle verrouille le travail effectué avant de passer à l’exécution des tâches.
Etude de cas
